Två versioner av SAM-rutinen behöver jämföras innan du bestämmer vilken arbetsgruppen ska använda. Kontrollera vem som beslutar om rutinen, vad som har ändrats och om den nya versionen fungerar i verksamheten. Därefter behöver den gällande versionen vara lätt att hitta och äldre arbetskopior tydligt skiljas från den.
Det senaste filnamnet är inte hela svaret
En fil kan ha ett senare datum därför att någon ändrar layouten eller sparar om dokumentet. Det visar inte att innehållet är beslutat. Börja därför med att undersöka vem som ansvarar för rutinen och vilket beslut eller arbetsförlopp versionerna hör till. Undvik att välja enbart efter filnamn eller uppladdningsdatum.
AFS 2023:1 kräver rutiner som beskriver när och hur arbetsmiljöarbetet genomförs, vem som ser till att det genomförs och vilka som medverkar. Rutinerna ska vara skriftliga vid tio eller fler arbetstagare. Föreskriften kräver däremot inte en viss modell för versionsnummer eller ett särskilt dokumenthanteringssystem.
Jämför förändringar i arbetssättet
Lägg versionerna bredvid varandra och jämför sådant som påverkar användningen. Har någon kontaktväg ändrats? Ska en annan chef ta emot rapporter? Kräver det nya arbetssättet att medarbetarna använder ett system som de saknar åtkomst till? Små textändringar kan få stora praktiska följder.
Skilj rena redaktionella ändringar från ändringar av roller, ordning eller tidsfrister. Anteckna vad som skiljer och varför det spelar roll. Om en del av den äldre rutinen fungerar bra behöver den inte försvinna bara för att en ny fil finns. Bedöm innehållet utifrån arbetsmiljöarbetets behov.
- Vilken uppgift beskriver varje version?
- Vem tar emot underlag och fattar beslut?
- Vilka ska medverka och när?
- Vilket system eller dokument ska användas?
- Finns motstridiga instruktioner i andra handlingar?
Pröva rutinen med dem som använder den
Be en medarbetare beskriva hur ett vanligt ärende går genom rutinen. Du kan exempelvis fråga hur personen rapporterar en återkommande arbetsmiljörisk och hur återkopplingen kommer tillbaka. Använd ett anonymiserat eller påhittat exempel så att ni kan diskutera arbetsflödet utan onödiga personuppgifter.
Om den nya versionen anger en kontakt som inte längre finns blir problemet synligt direkt. Om den äldre versionen hänvisar till ett avvecklat system behöver även den rättas. Syftet är att hitta en fungerande väg, inte att utse vinnaren mellan två dokumentförfattare.
En rutin kan också behöva förändras av andra skäl än dubbla filer. Läs vidare om hur du ändrar och prövar en SAM-rutin som blivit inaktuell.
Bestäm var den gällande versionen finns
När ansvarig beslutar om innehållet behöver arbetsgruppen få en tydlig hänvisning. Välj en plats som användarna faktiskt når i arbetet. En gemensam länk kan minska antalet arbetskopior, men kontrollera att behörigheter och teknik fungerar även för dem som saknar egen kontorsdator.
Markera äldre versioner som ersatta om ni behöver behålla dem som historik. Ta bort eller rätta missvisande länkar från checklistor, introduktionsmaterial och gemensamma mappar. Var försiktig med att radera underlag som omfattas av verksamhetens regler för bevarande. Den bedömningen är skild från frågan om vilken instruktion som ska användas.
Följ upp vad användarna faktiskt gör
Att publicera den nya rutinen är ett steg, men inte en kontroll av att arbetsflödet fungerar. Fråga efter en tid vilken version medarbetarna använder och om något hindrar dem. Om arbetsgruppen fortsätter med gamla utskrifter kan orsaken vara att den nya vägen är svår att nå.
Utse gärna någon som tar emot frågor om innehållet. Det är ett praktiskt förslag, inte ett föreskrivet krav på en särskild befattning. Om ni behöver gemensamma begrepp om roller och samverkan kan BAM ge en grund att bygga rutinarbetet på. Kursen ersätter inte verksamhetens beslut om det egna arbetssättet.
Vanlig fråga: kan gamla utskrifter finnas kvar?
Historiska utskrifter kan behöva bevaras, men de ska inte förväxlas med den instruktion som styr dagens arbete. Kontrollera också pärmar och anslag vid arbetsplatsen. Om den nya versionen bara finns på intranätet behöver användarna veta hur de når den när de utför uppgiften. Bevarande och praktisk tillgång är två olika frågor.
Källor och avsändare
Regelkälla: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, gällande digital lydelse, kontrollerad 10 oktober 2026. Checklistor och exempel är redaktionella förslag. Webbplatsen drivs av AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Bild: Vitaly Gariev/Unsplash. Används enligt Unsplashs licens.