En SAM-rutin behöver beskriva hur arbetsmiljöarbetet faktiskt ska gå till i din verksamhet. När arbetssätt, roller eller förutsättningar ändras behöver arbetsgivaren kontrollera att rutinen fortfarande fungerar. Gör ändringen begriplig för dem som ska använda den och följ upp användningen.
Vad ska en SAM-rutin beskriva?
Enligt AFS 2023:1, 8 §, ska arbetsgivaren ha rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs. Rutinerna ska ange när och hur arbetet ska genomföras, vem som ska se till att det sker och vilka som ska medverka. De ska vara skriftliga när det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten.
Rutinen är alltså en vägledning för återkommande arbete, inte en allmän ambition. Formuleringen vi arbetar förebyggande behöver kompletteras med ett arbetssätt. Beskriv exempelvis hur en planerad förändring fångas upp så att riskerna undersöks och bedöms innan förändringen genomförs.
Upptäck när text och arbetssätt har glidit isär
Gå igenom ett nyligen hanterat ärende tillsammans med berörda. Jämför det verkliga förloppet med rutinen. Om gruppen alltid använder en annan kontaktväg behöver ni förstå varför. Den nya vägen kan fungera bättre, men den kan också innebära att viktig information aldrig når beslutsansvarig.
Vanliga signaler är hänvisningar till roller som inte längre finns, dokument som inte går att hitta eller moment som ansvariga inte vet hur de ska utföra. Undersök också om rutinen förutsätter resurser som saknas. Lösningen är inte alltid att ändra texten; ibland måste verksamhetens förutsättningar förbättras.
Bestäm innehållet före layouten
Markera vad som behöver ändras och varför. Ange vilket arbete rutinen gäller, när processen börjar och hur nästa ansvariga får underlaget. Förtydliga var beslut tas och hur berörda medverkar. Håll rutinen tillräckligt konkret utan att försöka skriva en regel för varje tänkbar situation.
Om en riskbedömning ska göras ska det gå att förstå vem som ordnar undersökningen och hur resultatet tas vidare. Riskbedömningens innehåll ska ändå utgå från de faktiska riskerna. En rutin kan ge struktur men kan inte förutse varje risk i en förändrad verksamhet.
Exempel: en gammal roll finns kvar i instruktionen
I ett tänkt företag hänvisar rutinen alla förändringsfrågor till en tidigare samordnare. Rollen har försvunnit, och arbetsgruppen börjar i stället skicka frågor till flera personer. Ingen vet säkert vem som ser till att undersökning och riskbedömning blir gjorda.
Arbetsgivaren behöver först bestämma hur uppgiften ska hanteras i den nya organisationen. Därefter ändras rutinen och kontaktvägen förklaras. Att bara ersätta ett namn i dokumentet utan att kontrollera uppgifter och förutsättningar lämnar samma problem kvar.
Pröva den ändrade rutinen med användarna
- Låt en berörd person beskriva när rutinen ska användas.
- Be personen visa var det aktuella underlaget finns.
- Kontrollera vem som ansvarar för varje nödvändigt steg.
- Pröva vad som händer om ordinarie kontaktperson är frånvarande.
- Bestäm hur ett oklart ärende tas vidare.
Detta är en rekommenderad begriplighetskontroll. Om svaren skiljer sig från det avsedda arbetssättet behöver text eller förutsättningar justeras. Arbetsgivaren ansvarar för att rutinerna finns och fungerar; användarnas erfarenheter hjälper till att hitta luckorna.
Hantera versioner och följ upp användningen
Ange gärna datum och var den aktuella versionen finns. Ta bort oklarheter om vilka lokala kopior som fortfarande används, utan att förlora historik som verksamheten behöver bevara. Informera berörda om vad som har ändrats och vad de ska göra annorlunda.
Efter införandet följer du ett nytt ärende genom rutinen. Kontrollera att beslut och underlag kommer vidare och att berörda kan medverka. Om den nya rutinen fungerar bara när en särskild person påminner alla behöver arbetssättet bli tydligare eller få bättre förutsättningar.
Ta med rutinfrågan till utbildningen
För en verksamhet i Linköping kan en anonymiserad rutin vara ett konkret underlag när ni väljer SAM-utbildning eller en grundkurs i BAM. Se kontaktvägen för utbildning i Linköping. Om rutinen gäller en flytt, läs även artikeln om riskbedömning före tillfällig flytt. Kursen stödjer kunskapen, medan arbetsgivaren behöver besluta om verksamhetens rutin.
Om flera enheter använder samma rutin behöver du kontrollera att den fungerar under deras olika förutsättningar. En gemensam kontaktväg ska vara tillgänglig också för den som arbetar på annan tid eller plats. Anteckna vilka delar som är gemensamma och vilka lokala kompletteringar som behövs.
Källa och avsändare
Faktakontroll 9 oktober 2026: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1, gällande grundföreskrifter. Exempel och checklistor är redaktionella rekommendationer. Avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrativt foto: Vitaly Gariev / Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.