En tillfällig flytt av arbetsplats kan behöva riskbedömas även om gruppen snart ska flytta tillbaka. Arbetsgivaren ska undersöka och bedöma risker när ändringar i verksamheten planeras. Utgå från vad som faktiskt förändras i arbetet, dokumentera bedömningen och hantera riskerna innan den nya lösningen börjar användas.
Tillfälligt är inte samma sak som oförändrat
En grupp kan behöva använda andra rum under ett underhållsarbete eller arbeta på en annan plats medan ordinarie ytor byggs om. Arbetsuppgifterna kan se likadana ut på papperet, samtidigt som ljud, arbetsutrymme, transporter eller möjligheten till stöd förändras. Att vistelsen är kort säger därför inte tillräckligt om vilka risker som finns eller hur allvarliga de är.
I 11 § AFS 2023:1 finns kravet att undersöka och bedöma risker vid planerade ändringar. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt och visa vilka riskerna är och om de är allvarliga. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att detta görs. Den här artikeln beskriver praktiska frågor vid en tillfällig omlokalisering; den är inte en komplett kontroll av alla krav på lokalens utformning.
Beskriv hela flytten, inte bara den nya adressen
Dela gärna upp planeringen i tre delar: själva flytten, arbetet på den tillfälliga platsen och återgången. De kan innebära olika risker. Under flytten kan nya lyft eller transporter tillkomma. Under vistelsen kan arbetsgruppen behöva andra kontaktvägar. Vid återgången kan utrustning, instruktioner eller arbetsfördelning ha ändrats. Att skilja på delarna gör det lättare att se vad som behöver undersökas.
Ange vilka personer och arbetsuppgifter som omfattas. Finns det medarbetare som arbetar andra tider eller behöver särskilda förutsättningar för att kunna utföra arbetet? Hur påverkas besökare, inhyrda eller andra grupper som delar ytan? Beskriv också vilka förutsättningar som ännu inte är bekräftade, exempelvis när lokalen blir tillgänglig eller vilken utrustning som faktiskt finns på plats.
Undersök arbetet i den tillfälliga miljön
Gå igenom arbetsmomenten med de berörda. Var ska de utföras, vilken utrustning behövs och hur får man hjälp? Kontrollera hur information om utrymning och andra lokala säkerhetsrutiner når gruppen. Bedöm även om flera aktiviteter samtidigt kan störa varandra. En plats som fungerar när den är tom kan fungera annorlunda när hela verksamheten pågår.
Ett påhittat exempel är att en administrativ grupp tillfälligt delar rum med en funktion som tar många telefonsamtal. Frågan är då inte bara om alla skrivbord får plats. Arbetsgivaren behöver undersöka hur arbetets krav, störningar och möjligheter till koncentration påverkas. Det går inte att avgöra behovet av åtgärder enbart utifrån antalet dagar gruppen ska vara där.
Gör osäkerheter synliga innan ni bestämmer
Skriv vad som är känt, vilka risker ni ser och vilket underlag som saknas. Om en lösning förutsätter att ett visst utrymme finns tillgängligt behöver det kontrolleras. Be rätt ansvarig person om besked. Låt inte en osäker förutsättning smälta in i planeringen som om den redan vore beslutad. Vid behov behöver planen justeras eller kompletteras innan flytten kan genomföras säkert.
Arbetstagare och skyddsombud ska få möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet enligt 6 § AFS 2023:1. Deras erfarenheter kan visa sådant som en planritning inte fångar. Ta därför in synpunkter medan det fortfarande går att påverka lösningen. Ett informationsmöte när allt redan är bestämt ger inte samma praktiska möjlighet att upptäcka och hantera brister i planeringen.
Planera kontroll och återgång
Bestäm hur ni kontrollerar att åtgärderna fungerar när verksamheten har börjat på den tillfälliga platsen. Ange vem som samlar in erfarenheter och hur nya risker tas vidare. Åtgärder ska kontrolleras enligt 13 § AFS 2023:1. Om lösningen behöver ändras är det bättre att fånga det tidigt än att acceptera problemen med hänvisning till att flytten snart är över.
Vanliga misstag är att återanvända en riskbedömning från en annan lokal utan kontroll, glömma själva flyttmomentet och utgå från att återgången sker till exakt samma arbetsförhållanden. Använd tidigare underlag som stöd, men kontrollera dagens förutsättningar. Avsluta också tillfälliga instruktioner på ett tydligt sätt så att gamla och nya besked inte fortsätter att gälla parallellt.
Förbered rätt fråga inför SAM i Linköping
Om du behöver utveckla arbetssättet för planerade ändringar kan du jämföra arbetsmiljöutbildning i Linköping och urvalet för SAM i Linköping. Ta med en avidentifierad beskrivning av flyttens tre delar. En utbildningsdiskussion kan hjälpa dig förstå metoden, men den konkreta riskbedömningen behöver bygga på er faktiska arbetsplats och göras i tid före ändringen.
Källor och faktakontroll
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1, 6, 11 och 13 §§. Regler och vägledning kontrollerade den 1 oktober 2026. Kursuppgifter kontrollerade mot Kompetensutvecklas aktuella kursbeskrivning och bokningsväg samma dag.
Illustrationsfoto: Annie Spratt via Unsplash. Bilden visar inte en dokumenterad kurs eller kundverksamhet.